Référencement des métadonnées documentaires
Le principe
Il s'agit de récupérer et renseigner dans l'item d'export de Scenari les méta-informations qui permettront d'une part de qualifier le document, notamment au regard du référentiel compétences d'Innovent-E et d'autre part de l'associer à une formation donnée, en croisant le numéro unique de formation.
Les différentes métadonnées selon les modèles
Process de référencement et items export
Certaines données sont renseignées nativement dans le modèle utilisé, d'autres qui sont spécifiques au projet Innovent-E (numéro unique de formation, liens avec référentiel de compétences) ne peuvent être renseignées que dans l'objet créé spécifiquement pour le projet (item export).
A terme on peut anticiper une contrainte de maintenance.
L'autre souci concerne l'aspect contraignant de la gestion du référentiel de compétences. Actuellement , les données du référentiel sont inclues dans les items d'export, toute modification/ajout implique de recompiler les 4 items d'export.
Optimisations du process à envisager
Comme indiqué dans la phase labellisation, la base de données descriptive des formations n'existe pas,.
Les données sont alimentées manuellement dans un tableur accessible en ligne sur autorisations spécifiques, ce qui alourdit le process de consultation des métadonnées et le restreint également.
Cela empêche d'associer les documents référencés aux formations auxquels ils sont reliés.
Par ailleurs , il faudra voir si le nouveau centre de ressources envisagé (cf. phase suivante) permettra de se libérer de la contrainte des reférencements obligatoires via item d'export en permettant une autre modalité de référencement des docs (par exemple lors de l'envoi dans centre ressources).
Concernant la gestion du référentiel de compétences, on devrait travailler à une flexibilisation pour permettre de le modifier aisément tout en y permettant un accès pour les différents acteurs dans les phases concernées. La dernière version de BASAR permet un référencement des compétences directement dans le modèle et un process d'alimentation via une bibliothèque partagée est envisageable. Cependant la question resterait entière sur les 3 autres modèles. Cela renvoit donc au point précédent en termes de pistes de solution.