Le circuit actuel et ses limites
Le circuit actuel de labellisation
Voici le schéma interactif de traitement d'une demande de labellisation et en parallèle les communications et stockages d'informations envisagés.
Le détail de ce qui existe et est à faire sur les différentes phases de labellisation sont consultables sur les zones cliquables
Le process actuel
Aujourd'hui, le process se décompose comme suit :
Première étape de labellisation
Première étape de labellisation où un enseignant/établissement dépose une demande concernant une formation, qu'il décrit. Cette description s'effectue via un Questionnaire en ligne (outil Lime Survey) sur le site de l'UL.
Les informations fournies via le questionnaire LimeSurvey sont récupérées manuellement par un admin.
La Direction exécutive examine la demande de labellisation et la demande est approuvée, elle attribue un numéro de code unique de formation et oriente enseignant vers accompagnement pour l'ingénierie pédagogique.
Les informations récupérées manuellement sont transférées sur un tableur, actuellement déposé dans un espace de travail collaboratif de type Only Office hébergé par INSA Rouen.
Ce tableur sera accessible aux membres de la Direction Exécutive et directeurs de publication,[1] qui devront le consulter pour récupérer certaines métadonnées dont le code unique de formation.
deuxième étape de labellisation
Cette phase situe en aval du temps de réalisation pédagogique. La formation a été divisée en différents briques[2].
Chaque brique fait l'objet d'une demande de certification, demande examinée par la Direction Exécutive qui vérifie les éléments pédagogiques.
Il existe trois niveaux de certification dans le projet Innovent-E :
Référencé : objet de formation scénarisé
Certifié : objet de formation scénarisé et ressources pédagogiques médiatisées
Certifié + : objet de formation scénarisé, ressources pédagogiques médiatisées et mutualisées
Schéma interactif de demande labellisation (tel que défini en 2014)
Les limites
Il y en a plusieurs. La première concerne le process lui-même.
Le questionnaire de première étape de labellisation est très détaillé et dans les faits il n'est pas utilisé pour l'usage prévu. Soit la prise de contact et demande d'agrément/accompagnement pédagogique se fait directement et de plus on dzmande des informations descriptives, qui ne seront connues et utiles qu'une fois la scénarisation/médiatisation réalisées. Partie de ces informations serviront à indexer les briques de formation[2] et d'autres serviront à décrire la formation de manière plus générale.
Il faut donc modifier le process en le faisant coller à la réalité et en simplifiant l'étape de prise de contact.
La deuxième remarque concerne le traitement informatique des données. Le Questionnaire en ligne (outil Lime Survey) est situé sur un site de l'Université de Lorraine, les données collectées dans la Base de Données Lime Survey. Il faut extraire manuellement les données pour les intégrer dans un tableur stocké sur un autre espace collaboratif et les informations devront au final être à nouveau saisies, à l'heure actuelle, dans un autre tableur qui lui sert à alimenter le catalogue formation du site internet. Cette dispersion des données et redondance des saisies peut se comprendre si on regarde l'historique du projet et des acteurs mais nécessite une rationalisation et centralisation, tant pour l'interface où on peut saisir/accéder aux données (via le site internet à priori) que pour l'endroit où on stocke les données (centre de ressources à priori)