Livrables du projet INSA 2025

Dans le cadre de la structuration du GIP Groupe INSA, un projet de mise en place d’un espace collaboratif a été lancé pour répondre à une problématique commune : la coexistence de pratiques et d’outils très hétérogènes parmi les acteurs du réseau. En effet, jusqu’à aujourd’hui, les diverses commissions Groupe INSA utilisaient des solutions variées comme Teams, GoFast ou encore Google Drive, avec des méthodes de travail et des paramétrages souvent incompatibles ou difficilement mutualisables qui freinaient le partage d’information entre ces commissions.

Il s'est donc agi de doter l’ensemble des membres des commissions du GIP, c’est-à-dire environ 200 agents, d’un outil unique, permettant d’optimiser la collaboration, de favoriser le partage de bonnes pratiques, de mieux se connaître, et de renforcer le sentiment d’appartenance à notre collectif.

Les fonctionnalités jugées indispensables étaient la messagerie écrite, la visioconférence, la gestion des tâches, l’édition collaborative de documents et le stockage sécurisé. Les critères de sélection retenus intégraient également la sécurité et la souveraineté des données, l’ergonomie de l’outil, son coût, sa facilité de prise en main, ainsi que sa capacité à être potentiellement étendu à l’ensemble des établissements INSA.

Le premier déploiement de cet espace collaboratif a été réalisé en octobre 2025.

Une étude comparative a donc été menée sur plusieurs solutions, parmi lesquelles GoFast, Teams, Resana, la Suite Numérique, Hexagone, Whaller et Wimi. 

Les trois outils les plus prometteurs ont été présentés aux directeurs des INSA et à certaines commissions du GIP. À l’issue de cette analyse, c’est la solution Whaller qui a été retenue pour son bon rapport qualité/prix, sa simplicité d’utilisation et sa flexibilité, notamment grâce à la possibilité de basculer vers l’offre “Donjon” si le Groupe INSA choisissait de renforcer les aspects sécurité.

Un plan de formation a été mis en place pour accompagner les utilisateurs à la prise en main de l’outil, ainsi qu’un plan de migration des contenus. Une phase de retours utilisateurs permettra ensuite d’ajuster les pratiques.

À plus long terme, si les autres établissements du Groupe INSA en expriment le besoin, cet outil pourrait être adopté plus largement, en fonction des retours et des calendriers contractuels de chacun.