Serveur de chaîne documentaire [Livrables du projet INSA 2025]

Serveur de chaîne documentaire

Présentation de la chaîne documentaire SCENARI par Hamid Le Fleurier, coordinateur projet INSA 2025, OpenINSA

Il s'agit d'un des services numériques répondant à des besoins à l'échelle du Groupe INSA, pour lesquels il n'y avait ni réponse technique ni organisationnelle, à savoir la gestion documentaire au sens large.

En effet, à travers les différents établissements, de nombreux services produisent au quotidien de la documentation, qu'elle soit technique, informationnelle ou pédagogique. La qualité des productions n'est pas en cause mais les questions qui peuvent se poser sont de plusieurs ordres :

Mise à jour de la documentation : les données évoluent et, avec elles, les documentations. Comment faciliter et optimiser cet aspect ?

Partage et transférabilité des informations : c'est aussi un enjeu majeur. Les établissements connaissant dans les services une rotation du personnel (mutations internes et/ou externes, contractuels...) et la déperdition des informations documentaires est un problème (besoin de refaire des documents probablement déjà existants par exemple ou non accès à des informations existantes). A l'échelle du Groupe INSA (7 établissements) s’ajoute la problématique de redondance de production de documentations qui, même si elles contiennent des données spécifiques à chaque établissement, ont des contenus majoritairement communs (par exemple documentation utilisation logiciels).

Optimisation production/diffusion : alors que la valeur ajoutée des auteurs de documentations est leur apport en termes de contenus, souvent lié à leurs compétences métier, une grande partie du temps de production est souvent dédié à la mise en forme. A cela s'ajoute la problématique de diffusion/publication des documents. Comment les rendre le plus facilement accessibles à ceux qui en ont besoin ?

Collaboratif : cet aspect de production documentaire a également besoin d'être optimisé. A minima, une production documentaire a besoin d'être relue, éditée par une ou plusieurs personnes, voire d'être rédigée à plusieurs mains. Comment éviter la multiplication des envois, la duplication de fichiers et être sûr de se référer à la dernière version ?

Mots-clés

Production documentaire, chaîne éditoriale, multiformats, documentation pédagogique, documentation technique, communication

Plan d'une scénarisation pédagogique

Publics cibles

Personnels (enseignants et personnels des fonctions support)
Étudiants

Objectifs

À l'échelle du Groupe INSA, il s'agit de :

Optimiser la production et mise à jour de documentations (informationnelle, technique et pédagogique)
Homogénéiser la mise en forme de documents selon leur nature
Favoriser la diffusion et la transférabilité des productions documentaires.

Acteurs

Eric Louvel (DSI, INSA Strasbourg et pilote de l'action)
Elric Richer (Ingénieur informatique, INSA Strasbourg)
Denis Dieupart-Ruel (Technicien informatique, INSA Toulouse)
Jean-Philippe Kotowicz (Enseignant-chercheur, INSA Rouen Normandie, Directeur d'OpenINSA)
Jean-Yves Plantec (Chef de projet INSA 2025, enseignant-chercheur, INSA Toulouse)
Sylvain Vaysset (Chef de projet transformation numérique & Urbanisation, INSA Toulouse)
Sylvain Lesage (DSI, INSA Centre-Val de Loire)
Christel Laure (DSI, INSA Toulouse)
Laurent Vasseur (DSI, INSA Rouen Normandie)
Hugues Le Noane (Ingénieur pédagogique, INSA Rennes)
Hamid Le Fleurier (coordinateur projet INSA 2025)

Résumé

Première phase d'étude de différentes solutions possibles pouvant répondre aux besoins recensés et choix de la solution d'un serveur Scenari, proposant une solution éditoriale de type chaîne documentaire avec des modèles dédiés à la documentation pédagogique, technique et informationnelle. Possibilité également de rajouter, si d'autres besoins se font sentir, des modèles additionnels.

Contractualisation sur une base annuelle avec éditeur Kelis pour un hébergement et maintenance suivi d'une contractualisation complémentaire pour la mise en place technique d'une connexion multi-établissements via les annuaires des écoles INSA dans un premier temps. Dans la mesure où il est prévu que le serveur Scenari soit l'une des briques numériques accessibles via le portail Groupe INSA, cette connexion multi-établissements de type SSO doit permettre de ne pas avoir besoin de se reconnecter, une fois l'utilisateur identifié sur le portail.

Une première phase de formation, principalement à destination des acteurs du projet DemoES INSA 2025, a suivi, concernant la production technique et pédagogique (scénarisation des formations).

L'objectif est double, à la fois identifier un objectif de production répondant aux besoins exprimés dans le cadre du projet DemoES mais également former en premier lieu les ingénieurs pédagogiques et, à la suite, les personnels des fonctions supports, les enseignants, qui pourront à leur tour devenir prescripteurs et formateurs.

A suivi une phase de deux ans de production : les documentations techniques et la scénarisation de formation ont ainsi été produites sur Scenari et diffusés en multi-formats (principalement web et .pdf). Au-delà de l'optimisation de la production et de la mise à jour, c'est aussi une garantie de transférabilité au-delà de l'échéance du projet DemoES. Enfin, les rapports sur le projet et ses livrables ont également été conçus sur cette même plateforme.

En parallèle, s'est déroulée la rédaction de documentations et d'informations (pertinence et modalité d'accès au serveur), ainsi que la formalisation de formations distancielles asynchrones en prévision de l'élargissement des cibles utilisateurs.

La dernière étape a consisté à se rapprocher des services et des départements pour lesquels l'usage de Scenari pourrait être pertinent et à mettre en place avec eux les conditions de réappropriation.

Calendrier de déploiement

Contractualisations avec l'éditeur Kelis

Septembre 2023 : contractualisation pour hébergement et maintenance serveur Scenari (ScenariChain) pour l'année 2024 et en parallèle contractualisation pour étude faisabilité de modélisation de lien SAML entre le serveur Scenari et les fournisseurs d'identités des établissements INSA

Octobre 2024 : contractualisation pour sécurisation des connexions SAML entre le serveur Scenari et les fournisseurs d'identités des établissements INSA (chiffrement des requêtes XML) pour être en conformité avec les préconisations internes aux établissements INSA

Janvier 2025 : contractualisation pour hébergement et maintenance serveur Scenari (ScenariChain) pour l'année 2025

Usages pendant le projet

Transfert des documentations Scenari pré-existantes sur des projets OpenINSA antérieurs,
Formation des ingénieurs pédagogiques et des ingénieurs d'études impliqués dans le projet INSA 2025,
Rédaction des éléments de documentation pédagogiques, techniques et de communication.